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Das Bild zeigt eine Frau, die einen Papierstapel wegschiebt und am PC arbeitet. Das Bild zeigt eine Frau, die einen Papierstapel wegschiebt und am PC arbeitet.

Dokumentenmanagement mit sellify

Vorlagenverwaltung, Freigabefunktion, Dokumentenversionierung u.v.m

Dokumentenmanagement? sellify!

E-Mails, Angebote, Verträge und viele andere Dokumente müssen heute einfach archiviert werden können und schnell verfügbar sein – ob im Büro, im HomeOffice oder unterwegs, auch ohne Internetanbindung. Für kleine und mittlere Unternehmen ist es dabei wichtig, die Dokumente elektronisch bei ihren Geschäftspartnern, Kunden und Interessenten abzulegen. Und egal wann ein Dokument abgelegt wurde, über die vollindizierten Inhalte und Schlagworte schnell wiederzufinden.

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie DMS und CRM in sellify integriert sind.

Die smooth Software GmbH hat ihren Servicevertrag erweitert und ausgewählte Kunden sollen kurzfristig über die Vertragsänderungen informiert werden. Dafür erstellt das Marketing eine allgemeine E-Mail-Vorlage mit wichtigen Informationen und dem neuen Vertrag als Anlage im Microsoft Word-Format. Beides enthält die personen- und unternehmensbezogenen Variablen, um die Kundenansprache hochgradig zu personalisieren.

Die Selektion mit den Kunden, die einen aktiven Servicevertrag haben, hat der Accountmanager Tom mit wenigen Klicks erstellt. Aus der Selektion heraus erzeugt und verschickt der Innendienst für Tom die E-Mails - der Servicevertrag wird dabei automatisch in ein PDF umgewandelt.

Einige Tage später geht im Infopostfach der smooth Software GmbH eine fehlgeleitete Kundenmail mit Fragen zum neuen Servicevertrag ein. Der Kunde wünscht eine Erweiterung des vertraglichen Leistungsrahmens. Kerstin, die für die Bearbeitung des Postfachs zuständig ist, archiviert die Mail mit einem Klick in sellify und erkennt sofort, dass Tom für den Kunden verantwortlich ist.

Sie erstellt ihm in einem Vorgang eine Aufgabe zur Bearbeitung der E-Mail und Tom erhält automatisch eine Benachrichtigung.

Zwischen zwei Außendienstterminen hat Tom etwas Zeit, aber leider keine Internetverbindung. Mit sellify//onTour kein Problem, auch in diesen Situationen hat er auf seinem Notebook Zugriff auf Kundendaten und Dokumente. Er öffnet den Servicevertrag, ruft den Kunden an, beantwortet seine Fragen und dokumentiert das als Aktivität „Telefonat“, die er mit der Person sowie der Organisation verknüpft.

Anschließend passt er den Vertrag hinsichtlich des Kundenwunsches an und legt diesen als neue Version des Dokuments in sellify ab. Als Tom wieder eine Internetverbindung hat, werden die Aktivitäten und Dokumente automatisch synchronisiert und der aktualisierte Vertrag per E-Mail an den Kunden versendet.

Etwa eine Woche später geht der vom Kunden unterschriebene Vertrag per Post bei der smooth Software GmbH ein. Es gibt nun 2 Möglichkeiten, das Dokument zu archivieren:

Kerstin digitalisiert den Vertrag mit dem vorhandenen Sharp MFP (Multifunktionsgerät) und verknüpft die betreffende Person und Organisation mit Hilfe der Benutzeroberfläche des MFP. Da Tom diese Woche Urlaub hat, wählt Kerstin direkt als „Bearbeiter“ den Gruppenarbeitskorb „Vertragsbearbeitung“ aus. Nach erfolgreichem Scannen wird das Dokument automatisch in sellify abgelegt. So sehen auch die Teamkollegen im Vertragsmanagement direkt, dass der unterschriebene Vertrag eingegangen und nun weiterverarbeitet werden muss.

Kerstin scannt den Vertrag an einem anderen MFP: über die automatische Belegerkennung werden dem Vertrag automatisch die zugehörigen Datensätze in sellify zugewiesen. Dafür werden z.B. die Vertragsnummer oder Absenderdaten ausgelesen. Über eine Verschlagwortung kann der Vertrag später ganz einfach wiedergefunden werden. Zur Weiterverarbeitung wird er dann im Gruppenarbeitskorb „Vertragsbearbeitung“ abgelegt. So sehen auch die Teamkollegen im Vertragsmanagement direkt, dass der unterschriebene Vertrag eingegangen und nun weiterverarbeitet werden muss.

Bernd, ein Kollege von Tom und Urlaubsvertretung, prüft den Vertrag, gibt diesen frei und ordnet ihn als neuen gültigen Vertrag dem Kunden zu. Dabei taggt er Tom und das Rechnungswesen, die dadurch automatisch per E-Mail über den neuen Vertrag informiert werden.

Wenige Tage später ruft der Kunde an: er hat nochmal eine Detailfrage zum Leistungsumfang des Servicevertrags. Tom, der mittlerweile aus seinem Urlaub zurückgekehrt ist, gibt in der Volltextsuche die Nummer des Servicevertrags ein und findet direkt den dazugehörigen Vertrag. Alle Dokumente werden bei Erstellung oder Archivierung in sellify automatisch indiziert und können über Suchbegriffe oder weitere Filterkriterien schnell wiedergefunden werden. Damit kann Tom die Fragen des Kunden zügig beantworten.

Der Kunde ist zufrieden und Tom dokumentiert das in einer Aktivität „Vertragsklärung“.

Digitalisierung leicht gemacht!

  • Erstellen und archivieren Sie ausgehende Dokumente mit Vorlagen (E-Mails, Word, Excel, etc.)
  • Archivieren Sie eingehende Dokumente mit einem Klick oder per Drag&Drop
  • Greifen Sie zeit-, orts- und internetunabhängig auf Ihre Dokumente zu
  • Legen Sie Papierdokumente am Scanner über eine Schnittstelle direkt in sellify ab
  • Automatisieren Sie bei vielen Papierdokumenten die Belegerfassung, -erkennung und Verteilung
  • Finden Sie volltextindizierte Dokumente schnell wieder
  • Integrieren Sie mit Mailchimp auch e-marketing in sellify und nutzen Sie das Kampagnenmanagement
  • Beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse mit anwenderfreundlichen Funktionen